De volledige meldingsprocedure

Wat is een misstand?

Als er iets plaatsvindt binnen uw organisatie dat in uw ogen niet in orde is en het gevolg is van verwijtbaar handelen of nalaten van anderen, kan het gaan om een misstand. Een misstand moet ook een maatschappelijk belang hebben en daarvan is sprake als:

er sprake is van overtreding van de wet en/of;
er gevaar is voor de volksgezondheid en/of;
er gevaar is voor de veiligheid van personen en/of;
er gevaar is voor de aantasting van het milieu en/of;
er gevaar is voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van verwijtbaar handelen of nalaten.

Wat is een integriteitsschending?

We spreken van een integriteitschending als een medewerker iets doet dat schadelijk is voor de organisatie waar hij voor werkt en dit gevolgen heeft voor de integriteit en uitstraling van de overheidsorganisatie. Denk bijvoorbeeld aan ongewenste omgangsvormen, zoals:

(seksuele) intimidatie;
discriminatie;
agressie;
geweld;
pesten.

Telefonisch of digitaal

U kunt zowel telefonisch als digitaal een melding doen van uw (vermoeden van een) misstand of integriteitsschending.

Telefonisch

Wit u telefonisch melding maken, bel dan naar 0800 – 223 12 33. U krijgt dan iemand van het secretariaat van de commissie aan de telefoon die samen met u een aantal vragen doorloopt die belangrijk zijn voor het verdere verloop van de procedure.

Digitaal

Met het digitale formulier dient u direct uw melding in en komt het formulier terecht bij het secretariaat van de commissie. Uw melding wordt verwerkt in een digitaal veilige omgeving, waarbij er zorgvuldig met uw gegevens wordt omgegaan. Nadat u een melding heeft ingediend, registreert het secretariaat uw melding en ontvangt u een ontvangstbevestiging. Vervolgens legt het secretariaat uw melding voor aan de commissie.

Uw melding wordt verwerkt in een digitaal veilige omgeving, waarbij er zorgvuldig met uw gegevens wordt omgegaan. Nadat u een melding heeft ingediend, registreert het secretariaat uw melding en ontvangt u een ontvangstbevestiging. Vervolgens legt het secretariaat uw melding voor aan de commissie.

Anoniem melding doen

U kunt uw melding ook volledig anoniem doen. De commissie heeft dan geen naam of persoonsgegevens van u. Bedenk wel dat de commissie in het geval van een anonieme melding niet veel meer kan doen dan de melding registreren. De commissie kan u namelijk niet vragen om een toelichting en kan de melding moeilijk verifiëren door bijvoorbeeld hoor en wederhoor. In sommige gevallen kan de commissie een anonieme melding op basis van andere bronnen onderzoeken. U kunt wel besluiten om via een raadsman of vertrouwenspersoon te communiceren.

U kunt als melder ook aangeven bij de commissie om uw identiteit niet prijs te geven aan derden. Ook in dat geval kan er geen hoor en wederhoor plaatsvinden, wat de afwikkeling van de melding bemoeilijkt. De commissie beslist op basis van de aard van de melding of het in behandeling wordt genomen. Dat kan bijvoorbeeld in het geval dat er meerdere meldingen zijn ontvangen over dezelfde kwestie.

De commissie kan de geheimhouding van uw identiteit om verschillende redenen niet voor 100% garanderen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als er tijdens het onderzoek strafbare feiten worden geconstateerd. De commissie zal dan aangifte moeten doen. Daarnaast geldt dat de commissie bij het uitvoeren van een onderzoek gesprekken moet voeren met betrokkenen. Het is niet uitgesloten dat tijdens deze gesprekken kan worden afgeleid wie de melder is.

Heeft u al eerder melding gedaan?

Het is belangrijk voor de commissie om te weten of u al eerder melding heeft gedaan van uw vermoeden van een misstand of integriteitsschending. Dit kan bijvoorbeeld bij een intern integriteitsbureau of een vertrouwenspersoon bij uw organisatie. Als dat het geval is, wil de commissie weten hoe het er voor staat of wat het resultaat was als de procedure al is doorlopen.

Heeft u nog geen melding gedaan van uw vermoeden van een misstand of integriteitsschending of benadeling en er is wel een intern integriteitsbureau of een vertrouwenspersoon bij uw organisatie, dan wil de commissie wel graag weten waarom u ervoor heeft gekozen om uw melding niet eerst daar te doen.

Toestemming voor opvragen van meer informatie

Nadat uw melding is ingediend, vraagt het secretariaat van de commissie of u akkoord gaat met het opvragen van meer informatie bij uw werkgever als zij inschatten dat zij die extra informatie nodig hebben voor een eventueel onderzoek. Als u hiermee akkoord gaat, ontvangt u een schriftelijk bevestiging.

Vervolgens legt het secretariaat uw melding met de toegevoegde extra informatie voor aan de commissie. De commissie beoordeelt vervolgens of uw melding verder in behandeling wordt genomen of dat de behandeling van uw melding door een andere instantie moet worden uitgevoerd.

Binnen tien werkdagen na het indienen van uw melding krijgt u te horen of de commissie aanleiding ziet om vervolgstappen te nemen en een onderzoek te starten. Als de commissie uw melding overdraagt aan een andere instantie ontvangt u hierover bericht van zowel de commissie als de instantie die uw melding verder in behandeling neemt.

Lees voor

Uw melding wordt in behandeling genomen: wat nu?

Als uw melding genoeg aanknopingspunten bevat en de commissie de zaak verder wil onderzoeken, neem het secretariaat telefonisch contact met u op. Tijdens dit gesprek vraagt het secretariaat om extra informatie en legt de verdere procedure aan u uit. Na het gesprek ontvangt u per mail een samenvatting van het gesprek.

Lees voor

Vooronderzoek

Het vooronderzoek start, waarbij het secretariaat extra informatie opvraagt bij uw werkgever of andere betrokkenen. Met deze informatie toetst het secretariaat uw melding op de volgende aspecten:

De aard en ernst van uw melding.
De mogelijkheid om feiten en omstandigheden vast te kunnen stellen en te kunnen onderzoeken.
De mogelijke stappen die u al eerder hebt gemaakt binnen uw eigen organisatie naar aanleiding van de melding. De commissie kan de hoogste leiding binnen uw organisatie of afdeling betrekken en vragen naar hun zienswijze.
De melding moet binnen de opdracht van de Integriteitscommissie JenV vallen, zoals die is beschreven in het instellingsbesluit.

Naar aanleiding hiervan en alle informatie die bij uw melding hoort, besluit de commissie of er voldoende aanleiding is voor verder onderzoek. U wordt hier als melder schriftelijk van op de hoogte gesteld, net als alle betrokkenen.

Lees voor

Onderzoek

De Integriteitscommissie JenV bestaat uit drie leden. Eén van deze leden wordt aangewezen als onderzoeksleider die het onderzoeksteam aanstuurt. Het onderzoeksteam bestaat verder uit een secretaris uit het secretariaat en eventueel één of meer onderzoekers. Als er externe onderzoekers worden ingezet om (een deel van) het onderzoek uit te voeren, blijft de commissie verantwoordelijk.

De commissie kan tijdens het onderzoek besluiten om het onderzoek aan te passen of stop te zetten. U wordt als melder hierover ingelicht, net als alle betrokkenen.

Gesprekken

De commissie kan tijdens het onderzoek een beroep doen op alle betrokken medewerkers en leidinggevenden en heeft toegang tot alle relevante documenten en dossiers die de commissie nodig heeft voor het uitvoeren van het onderzoek. De commissie zal ook gesprekken voeren met betrokkenen en schriftelijke bronnen raadplegen. Voordat de gesprekken plaatsvinden, beoordeelt de commissie of het van belang is dat alle betrokkenen bij gesprekken aanwezig zijn of dat alle betrokkenen afzonderlijk van elkaar worden gesproken. U kunt u laten bijstaan door een derde partij als u dat wenst.

Tijdens de gesprekken krijgen alle betrokkenen de gelegenheid om hun standpunt ten opzichte van de melding toe te lichten. Hiervan wordt een verslag gemaakt. De gesprekspartners kunnen dit verslag lezen en krijgen de gelegenheid om hierop te reageren.

Lees voor

Opstellen onderzoeksrapport

Bij het opstellen van het onderzoeksrapport onderscheidt de commissie twee fases:

Conceptfase
Eindfase

Lees voor

Conceptfase

Tijdens de conceptfase worden de bevindingen uit het onderzoek vastgesteld. Het onderzoeksteam legt het concept-adviesrapport voor aan de commissie. In deze rapportage worden geen persoonsgegevens of herleidbare gegevens opgenomen, tenzij daar toestemming voor is gegeven door betrokkenen.

De commissie legt de bevindingen uit het onderzoek voor aan alle personen of instanties die door deze bevindingen worden geraakt of daartegen bedenkingen zouden kunnen hebben. Dit verloopt onder strikte geheimhouding. Deze personen en instanties kunnen binnen tien werkdagen reageren op de bevindingen. De commissie laat vervolgens binnen twintig werkdagen weten welke reacties niet of niet volledig worden overgenomen in het onderzoeksrapport.

Eindfase

Op basis van de bevindingen uit het adviesrapport formuleert de commissie – in volledige onafhankelijkheid – een oordeel over het vermoeden van de misstand of integriteitsschending. Het adviesrapport bevat alle relevante informatie om te komen tot een oordeel over de kwestie. Het adviesrapport bevat in ieder geval:

de onderzoeksvragen;
een onderzoeksverantwoording;
een weergave van de feiten en percepties rondom de kwestie;
een overzicht van relevante wet- en regelgeving;
een overzicht van geraadpleegde bronnen;
de bevindingen op grond van het onderzoek;
de conclusies;
de overwegingen, het oordeel en het advies van de Integriteitscommissie JenV.

Lees voor

Verzenden definitief adviesrapport

Het adviesrapport wordt verzonden aan – naast u als melder en de betrokken personen –het (hoogste) bevoegd gezag van het organisatieonderdeel waarop de melding betrekking heeft. Het (hoogste) bevoegd gezag heeft vervolgens zes weken na ontvangst van het adviesrapport om een standpunt in te nemen en de Integriteitscommissie JenV te informeren over de opvolging van het adviesrapport.

Het adviesrapport wordt door de commissie geanonimiseerd en kan in samenvattende vorm openbaar worden gemaakt op deze website.

Lees voor

Afhandeling dossier

Zodra het definitieve adviesrapport is verstuurd, wordt het dossier afgesloten en daarmee is uw melding afgerond. Het fysieke en digitale dossier van de zaak wordt na afloop van het onderzoek overgebracht naar het archief van het ministerie van Justitie en Veiligheid.